São José do Rio Preto, 11 de outubro de 2004

Leda Nascimento / Diário da Região

"Gilberto ensina que usar pastas para e-mails organiza a caixa de mensagens"

01:07 - Se você é vítima de uma verdadeira invasão de e-mails, spams e malas diretas que entram em seu computador ?sem pedir licença?, já não suporta mais ter medo de abrir a caixa de entrada do Outlook e deparar com uma avalanche de mensagens inúteis que retardam o recebimento de informações importantes. Está na hora de aprender a gerenciar seu micro e otimizar o seu tempo de trabalho, principalmente o andamento de seus negócios. ?Não só as empresas, há muitos profissionais que usam o computador e não sabem torná-lo uma real ferramenta de trabalho. Com isso perde-se muito tempo com lixo (mensagens inúteis) que invadem o Outlook,? afirmou o especialista em informática Gilberto Peres Mariano, presidente da Associação dos Profissionais e Empresas de Tecnologia da Informação de Rio Preto e Região (Apeti).

Mariano disse que o primeiro passo para organizar e-mails é o usuário criar várias subpastas na caixa de entrada do Outlook e programar o computador para que ele faça uma pré-seleção dos itens recebidos de modo a discriminá-los por prioridades e assuntos. Segundo o presidente da Apeti a segregação das mensagens facilita o recebimento e também reduz o tempo de retorno aos respectivos emissores. Para exemplificar ele citou um profissional da área financeira de uma empresa, que ao invés de receber seus e-mails todos misturados na caixa de entrada, passou a ganhar tempo ao nomear subpastas e armazenar no Outlook mensagens enviados por fornecedores, remetidas por clientes, arquivar quadro de inadimplentes, criar uma lista de concorrentes e assuntos afins. ?Ao direcionar as mensagens, o Outlook passa a arquivar cada e-mail direto na sua pasta específica. Assim no instante que o usuário consultar sua caixa de entrada vai dar prioridade aos itens recebidos por pasta,? disse Mariano.

Mas o presidente diz que apenas organizar os e-mails e determinar regras de recebimento das mensagens não basta para barrar de vez os spams (aquelas propagandas e correntes exaustivas que enchem as caixas de entradas). O ponto positivo é que o estabelecimento de regras para as mensagens ajuda o Outlook a identificar os spams. A pessoa vai desconfiar de e-mails que não foram parar em alguma das subpastas. Será um sinal de que o remetente não foi rastreado pelas regras. Portanto, há grande probabilidade de ser spam. ?Fica fácil checar e bloquear o emissor que costuma mandar lixos e mais lixos,? afirmou Mariano. Numa explicação simplificada o presidente da Apeti diz que o método de segregar e-mails é uma alternativa moderna em substituição ao velho hábito de se ter um armário cheio de fichários.

O diferencial é que tudo ficará armazenado na memória do computador. Com a vantagem do lixo ser barrado e jogado fora automaticamente. Para empresas e profissionais dispostos a ter mais garantias de que suas caixas de entradas estarão livres de vírus, spams e serão capazes de vetar e-mails indesejáveis, Mariano disse que há no mercado programas firewall apropriados para conter esses invasores. ?Se eu disser que há mecanismos que eliminam em 100% os spams vou contar mentira. Mas é correto afirmar que existe no mercado sistemas seguros e extremamente eficazes.? Nestes casos, o presidente da Apeti aconselha a contratação de consultores em TI (Tecnologia da Informação). A função do consultor será instalar softwares e equipamentos de inibição de spams e através de uma central filtrá-los antes de liberar os e-mails aos terminais que formarem a rede de computadores.

Privacidade
Quando o assunto é sigilo do conteúdo dos e-mails sempre surge polêmica. Segundo Gilberto Mariano, as mensagens eletrônicas poderão ser compartilhadas segundo o domínio do e-mail. ?Já existem jurisprudências sobre o assunto. Se o domínio do e-mail pertencer a uma empresa o colaborador fica sujeito a ser monitorado. Já se o domínio é pessoal, as mensagens não podem ser lidas sem o consentimento do receptor?, afirmou. Portanto, ele recomenda que funcionários usuários de endereços de e-mails cedidos pelas empresas para quais prestam serviços tomem cuidado com o conteúdo das mensagens enviadas e recebidas. A mesma precaução deve ser tomada em relação as conversas transmitidas via o MSN Messenger. ?As jurisprudências deixam claras que uma empresa só pode monitorar e-mails de seus funcionários mediante o consentimento no contrato de trabalho. Caso contrário, a prática configura invasão de correspondência eletrônica,? disse Mariano.

Serviço:
Apeti (Associação dos Profissionais e Empresas de Tecnologia da Informação)- fone (17) 234 6321

Trabalho fica mais ágil com organização
Em oito anos de convivência diária com o Direito Empresarial e Bancário, a advogada Fernanda Caprio aprendeu uma lição: ?sem organização de e-mails, contenção de spams e msn não há como agilizar o trabalho?. Ela disse que ao abolir o velho armário de arquivo ganhou espaço no escritório e deixou de lado sistemáticas ultrapassadas de reunir intermináveis pilhas de papéis ou de encher gavetas com processos. Agora quase todos os documentos do escritório ficam armazenados no computador. Na empresa de Fernanda Caprio os computadores trabalham com banda larga e ficam 24 horas on-line.

Somente em sua máquina ela recebe cerca de 50 e-mails por dia, isso sem contar as mensagens sem utilidade que ela restringe por meio de um sistema firewall. ?A organização dos e-mails permitiu pôr fim ao trânsito de papéis. Atendo clientes de outras cidades tudo pela internet. Trabalho com um sistema digitalizado e consigo agilizar um retorno ao cliente que demoraria uma semana para 30 minutos,? disse a advogada. Por conta de métodos para controlar a administração de tempo, Fernanda Caprio foi premiada com o troféu nacional de excelência de prestação de serviços (edição 2003), concedido pela BV Financeira, do Grupo Votorantim.

e-mails:

1 - No Outlook, selecione a Caixa de entrada e escolha os comandos Ferramentas, Assistente de regras ou regras para mensagens. Neste último quadro clique no botão Nova e crie uma regra para a separação de seus e-mails. Assinale a opção ?Começar com base em uma regra em branco? e mantenha assinalada a opção ?Verificar mensagens quando chegarem?. Clique em Avançar ou Ok

2 - 2Neste passo você terá de apontar uma alternativa para a pergunta: Que condição(ões) você deseja verificar? Assinale a opção: Com palavras específicas no assunto. Você pode definir mais de uma condição. Por exemplo: Quando a linha ?De? contiver pessoas. Digite as palavras desejadas na linha apropriada(conforme mostra a figura abaixo) e clique no botão Adicionar. Quando terminar de digitar todas as palavras, clique em OK e depois em Avançar

3 - Chegou o momento de definir o que você deseja fazer com as mensagens recebidas. Assinale a opção Mover para a pasta especificada. Em seguida, para indicar o nome da pasta, clique no link especificada. Selecione a pasta Caixa de entrada e clique no botão Nova. Já que a nova pasta conterá todos os e-mails de entrada com as palavras curriculo, curriculum ou c.v., digite estas palavras na caixa Nome e em seguida clique em OK. Uma subpasta será criada na Caixa de entrada. Clique em OK para fechar o quadro Assistente de regras ou Mensagens de regras e depois em Avançar

4 - É hora de dar um nome para esta nova regra. Que tal C.V. ? Agora clique no botão Concluir e finalize a criação desta regra, ela passará a valer para todos os novos e-mails. Se você quiser aplicá-las aos e-mails que já haviam chegado em sua Caixa de entrada, assinale a opção: Executar esta regra agora em todas as mensagens em Caixa de entrada. Clique em OK. Daqui para frente, todas as mensagens que contiverem as palavras (curriculo, curriculum e c.v.) em Assunto irão automaticamente para a pasta C.V., e a leitura de seus e-mails ficará mais fácil, com ganho de tempo

Fonte - Apeti (Associação de Profissionais e Empresas de Tecnologia da Informação de Rio Preto e Região)