7 ferramentas de gestão para você usar no seu negócio
26 de outubro de 2023
Gerir uma equipe ou uma empresa pode ser desafiador. Mas, existem muitas ferramentas de gestão que são altamente eficazes e podem ajudar. Confira as principais!
Gerir uma equipe ou uma empresa pode ser desafiador, mesmo para os profissionais mais capacitados e treinados para a função. Afinal, além do fato de que cada ser humano é único, lidar com pessoas no ambiente de trabalho e fazer a gestão correta de tempo e demandas exige técnica e muito estudo.
Parece difícil, não é? Mas, fique tranquilo! Para te ajudar nessa jornada, existem inúmeras ferramentas de gestão que são altamente eficazes, proporcionando melhorias no desempenho, nas metas, nas tomadas de decisões e em muitos outros fatores inerentes ao mundo profissional.
Sabendo disso, preparamos este texto! Aqui, vamos falar tudo sobre as principais ferramentas de gestão existentes no mercado e como elas podem ajudar você a gerir melhor sua equipe e seus projetos. Acompanhe!
O que são as ferramentas de gestão?
De forma prática, as ferramentas de gestão são recursos, técnicas e instrumentos que ajudam a planejar, executar, controlar e otimizar as operações e os processos de uma empresa, um projeto ou uma equipe.
Essas ferramentas atuam de forma a facilitar alguns pontos importantes relacionados à gestão, como a tomada de decisões, a eficiência operacional e o alcance de metas. Para isso, elas abrangem uma ampla gama de áreas, incluindo gestão de projetos, recursos humanos, finanças, marketing, qualidade, processos e muito mais.
Ferramentas X Softwares de gestão: qual a diferença?
Agora que você já entendeu o que são ferramentas de gestão, é importante destacar que elas são diferentes dos softwares de gestão. Como dissemos acima, as ferramentas de gestão são as técnicas ou os instrumentos — que podem ser físicos ou virtuais e incluem métodos, conceitos, modelos, estruturas e muito mais! — usados para facilitar processos de gestão.
Já os softwares de gestão são programas computacionais ou aplicativos que são projetados com o objetivo de automatizar e facilitar tarefas de gestão ou processos de negócios. Eles também oferecem soluções para gerenciamento de projetos, recursos humanos, contabilidade e muito mais.
Ou seja, as ferramentas de gestão são mais abrangentes e podem, inclusive, envolver softwares. Já o conceito de software de gestão é mais específico, já que estamos falando apenas desses programas ou aplicativos.
Por que utilizar?
Agora, vamos entender por que utilizar ferramentas de gestão? Abaixo, listamos a principais vantagens de adotá-las; confira:
- Aumento do desempenho geral da equipe.
- Tomada de decisão com base em informações importantes, reduzindo erros.
- Planejamento e metas mais organizadas.
- Mais facilidade no controle e no monitoramento de atividades e projetos.
- Auxílio na identificação de problemas e erros em atividades e projetos, bem como na tomada de medidas corretivas.
- Eficiência operacional, já que as ferramentas de gestão podem otimizar processos e oferecer economia de recursos, incluindo pessoas, tempo e materiais.
- Melhoria da qualidade em produtos e processos.
- Mais chances de competir no mercado e de acompanhar inovações no setor.
- Aumento das práticas e dos processos seguindo a conformidade legal e as regulações.
Ou seja, são muitos os benefícios que passam a fazer parte de uma organização que adota ferramentas de gestão, seja ela uma empresa ou uma equipe. Com essas práticas e melhorias, ainda desenvolve-se uma cultura de eficiência e constante melhoria corporativa, o que também garante resultados positivos ao longo do tempo.
Quais são as principais ferramentas de gestão?
Agora que você conheceu os benefícios e como funcionam as ferramentas de gestão, vamos listar sete delas que você pode adotar para melhorar o seu processo de gestão. Trata-se de modelos já testados e que desfrutam de grande sucesso nos mais variados ambientes corporativos. Conheça-os:
Análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
Este talvez seja o exemplo mais famoso entre todas as ferramentas de gestão. A Análise SWOT é muito utilizada para a criação de planejamentos estratégicos. Ela faz isso com base em quatro fatores do negócio (empresa ou projeto) em questão:
- Forças (Strengths): diz respeito às características internas do negócio que são vantajosas, como recursos financeiros e equipes talentosas. Essas forças são fatores internos positivos que o negócio pode utilizar a seu favor.
- Fraquezas (Weaknesses): características internas que são desvantagens, como recursos limitados e processos ineficientes. Identificar as fraquezas é importante para melhorar o negócio.
- Oportunidades (Opportunities): fatores externos positivos que o negócio pode aproveitar. Isso pode incluir mudanças no mercado, tendências de consumo e avanços tecnológicos. Identificar as oportunidades permite direcionar esforços de forma mais eficaz.
- Ameaças (Threats): assim como as oportunidades, as ameaças são fatores externos, mas negativos. São exemplos: concorrência acirrada e instabilidade econômica. Conhecer as ameaças ajuda a se preparar para desafios futuros.
Matriz BCG (Boston Consulting Group)
Esta é uma ferramenta desenvolvida pelo Boston Consulting Group (BCG), empresa de consultoria de gestão. Também conhecida como “Matriz de Crescimento/Participação”, é usada para ajudar organizações a avaliarem seus produtos e tomarem decisões estratégicas com base em suas posições no mercado e nas taxas de crescimento do segmento em questão.
Por meio dessa ferramenta, as organizações conseguem informações sobre quais produtos ou mercados manter, construir, abandonar ou descontinuar.
Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe)
Também conhecida como “Diagrama de Causa e Efeito”, esta ferramenta ajuda a identificar e a visualizar as possíveis causas de um problema ou desafio, com base em seis categorias (os famosos “6Ms”):
- método;
- matéria-prima;
- mão de obra;
- máquinas;
- medição;
- meio ambiente.
O nome “Espinha de Peixe” se dá devido à forma que essas causas e subcausas de problemas são apresentados: em gráficos com ramificações.
5W2H
Mais uma ferramenta que se apresenta como uma sigla. A 5W2H funciona com base em perguntas e respostas e, assim, oferece uma organização das funções do projeto ou da empresa de forma mais clara e eficiente, bem como do tempo gasto em tarefas.
Os cinco “Ws” correspondem a:
- what (o quê?);
- why (por quê?);
- where (onde?);
- when (quando?);
- who (quem?).
Já os dois “Hs” correspondem a:
- how (como?);
- how much (quanto?).
5 Forças de Porter
Esta ferramenta, conhecida como “5 Forças de Porter”, apresenta uma estrutura para analisar a competitividade de uma empresa, considerando a rivalidade entre os concorrentes, a relação com fornecedores, o poder de barganha dos clientes e a ameaça de possíveis novos concorrentes e de novos produtos ou serviços no mercado.
Ou seja, é uma das ferramentas de gestão que permitem maior entendimento sobre a posição da empresa e de seus produtos e serviços em relação ao mercado, suas tendências e players.
Ciclo PDCA
Achou que as siglas tinham acabado? Ainda não! Mas esta é bem simples. O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que usa como base o comportamento da equipe, seguindo quatro premissas básicas:
1. plan (planejar);
2. do (fazer);
3. check (avaliar);
4. act (agir).
De forma resumida, o Ciclo PDCA trabalha com a elaboração de planos, levando em conta alguns fatores:
- as informações necessárias;
- a execução do plano;
- a coleta de informações sobre os “resultados” do plano em prática e a avaliação dos mesmos;
- a decisão sobre quais procedimentos farão parte do funcionamento padrão do negócio e quais serão deixados de lado.
Business Model Canvas
O Business Model Canvas, que pode ser traduzido como "Quadro de Modelo de Negócios," é uma ferramenta de planejamento estratégico que ajuda a visualizar e a descrever os principais componentes de um modelo de negócio de forma clara e concisa.
Essa organização é feita com a identificação e a organização de nove elementos-chave:
- segmentos de cliente;
- proposta de valor;
- canais de distribuição;
- relacionamento com clientes;
- fontes de receita;
- recursos-chave;
- atividades-chave;
- parcerias-chave;
- estrutura de custos.
Esses foram alguns exemplos de ferramentas de gestão que podem ser aplicadas em diferentes negócios e que ajudam a gerar ótimos resultados (e qual gestor não quer isso, não é verdade?).
Como escolher a ferramenta ideal para o meu negócio?
Bom, não existe uma resposta pronta para essa pergunta. Afinal, estamos falando de modelos que são bem flexíveis e que podem se adequar a uma grande variedade de cenários de gestão, seja envolvendo pessoas, produtos, processos ou análises.
Porém, vale destacar alguns pontos que devem ser levados em conta na hora de escolher a ferramenta de gestão mais adequada para o seu negócio:
- seus objetivos e necessidades;
- o contexto em que a ferramenta será aplicada e qual o segmento de atuação;
- os recursos financeiros e humanos disponíveis, já que implementar essas ferramentas pode exigir profissionalização da equipe;
- se faz sentido com as necessidades e resultados esperados com o projeto.
Nenhuma ferramenta é ideal para todos os negócios. Porém, como mencionamos, elas são muito flexíveis e se encaixam em diferentes contextos. Faça suas pesquisas e não se esqueça de avaliar constantemente os resultados obtidos.
Quer ficar por dentro de mais assuntos de gestão?
As ferramentas de gestão podem ser grandes aliadas de qualquer líder ou gestor, seja em um ambiente empresarial completo ou mesmo em projetos específicos. Existem muitas ferramentas e conceitos interessantes no mundo empresarial que podem ajudar a aumentar a eficiência e a eficácia de qualquer time.
Agora, sabendo de tudo isso, se você quer se manter atualizado em relação a esses assuntos de gestão, não deixe de conhecer o ApetiCast, podcast da APETI. Para saber mais, visite nosso texto sobre o nosso novo podcast de tecnologia, gestão e inovação!
#ferramentas de gestão
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